Rachmistrz nexo to system obsługi uproszczonej księgowości, dedykowany dla firm prowadzących księgę przychodów i rozchodów albo rozliczających się w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Bogata funkcjonalność i prosta, instynktowna obsługa to mocne strony, które sprawiają, iż ewidencja księgowa z Rachmistrzem nexo przebiega prędko i skutecznie.

Rachmistrz nexo pozostał wyekwipowany w szereg rozbudowanych funkcji ułatwiających prowadzenie księgowości (od ewidencji VAT, umów i płac, środków trwałych i pojazdów, poprzez wystawianie deklaracji skarbowych i ZUS, operacje kasowe i operacje na rachunkach bankowych, po rozliczanie rozrachunków). Zaletami programu są m.in. Automatyczna dekretacja dokumentów i sprężysta obsługa finansów i rozrachunków.

Rachmistrz nexo jest częścią InsERT nexo – zintegrowanego pakietu, w którego skład wchodzą także: Subiekt nexo – system obsługi sprzedaży i gospodarki magazynowej, Rewizor nexo – system finansowo-księgowy, Gratyfikant nexo – system kadrowo-płacowy, a także Gestor nexo – system zarządzania relacjami z klientami.

Najważniejsze możliwości Rachmistrza nexo:

• prowadzenie księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji podatku zryczałtowanego (płynne przejście między przeróżnymi formami księgowości);
• ewidencja i rozliczanie ewidencji VAT: zakupów, sprzedaży (w tym sprzedaż marża), rozliczenia metodą kasową, korekty VAT nieterminowych płatności z możliwością tworzenia zapisów na podstawie JPK_VAT;
• ewidencja środków trwałych, a także wartości niematerialnych i prawnych (naliczanie i dekretacja amortyzacji z uwzględnieniem kosztów przypadających na miejsca wykorzystywania, wydruk tabeli i planów amortyzacji) i ewidencja wyposażenia i remanentów;
• podstawowa obsługa wynagrodzeń: ewidencja osobowa, umów cywilnoprawnych oraz umów o pracę;
• innowacyjny system rozliczeń właścicielskich: od składek ZUS wspólnika, poprzez ewidencję przychodów z innych źródeł (EP), do odliczeń i obniżek podatku związanych z różnorodnymi ulgami;
• ewidencja i rozliczanie pojazdów prywatnych używanych do działalności gospodarczej i pojazdów firmowych z możliwością częściowego bądź pełnego odliczenia VAT;
• obsługa dowodów wewnętrznych - dokumentów własnych podmiotu dotyczących operacji zachodzących we wnętrzu producenta;
• obsługa operacji kasowych gotówkowych i bezgotówkowych (płatność kartą płatniczą, bony), raporty kasowe;
• obsługa operacji związanych z rachunkami bankowymi, polecenia przelewu typowe, ZUS, podatkowe z wykorzystaniem bankowości elektronicznej (off-line i on-line);
• ewidencja i rozliczanie rozrachunków, naliczanie różnic kursowych, integracja z zapisami księgowymi KPiR bądź EP i z zapisami VAT;
• wystawianie i wydruk deklaracji skarbowych rozliczających podatek dochodowy wspólników i pracowników oraz podatek VAT;
• wystawianie deklaracji ZUS (RCA, RZA, DRA) i możliwość eksportu do programu Płatnik;
• samoczynna dekretacja do KPiR albo EP, a także rejestrów VAT za pomocą definiowalnych schematów;
• integracja z systemem sprzedaży Subiekt nexo;
• możliwość pracy jednostanowiskowej bądź sieciowej;
• obsługa plików JPK_VAT (danych o prowadzonej ewidencji VAT) i ich obowiązkowa wysyłka do Ministerstwa Finansów;
• generowanie ksiąg, a także dowodów księgowych do plików JPK i dostarczanie ich na potrzeby kontroli skarbowej przy pomocy środków komunikacji elektronicznej albo na informatycznych nośnikach informacji;
• wsparcie dla procedury centralnego rozliczania VAT, gdzie ewidencja prowadzona jest w jednostce podrzędnej, a rozliczenia dokonane są w jednostce centralnej (np. Jednostki samorządu terytorialnego, którym podlegają szkoły, zakłady zastosowaneczności publicznej itp.);
• badanie statusu kontrahentów na podstawie danych GUS, portali Ministerstwa Finansów dotyczących NIP i VAT, bazy intensywnych podatników VIES oraz rejestru kaucji gwarancyjnych;
• komunikacja z klientami i pracownikami przy pomocy zaimplementowanego klienta poczty i SMS.

• Obsługa księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji podatku zryczałtowanego.
• sprężyste zarządzanie okresami obrachunkowymi przeróżnych form księgowości: płynne przejście z okresu rozliczeń pełnej księgowości na KPiR bądź EP z zachowaniem wszystkich danych historycznych wprowadzonych w Rewizorze nexo.
• Możliwość przeniesienia ustawień z poprzedniego okresu obrachunkowego.
• instynktowne ewidencjonowanie zapisów w KPiR i EP uwzględniające aspekty np. Rozpoczęcia pracy z programem (bilans otwarcia dla KPiR bądź EP), ewidencjonowanie wartości remanentów, korekt uzyskania przychodów wynikających z niezapłacenia nabyć towarów.
• Możliwość dokonania opisu księgowego od strony dokumentu źródłowego (opis ten może decydować m.in. O sposobie importowania dokumentu).

• innowacyjny moduł gromadzący obrazy księgowe dokumentów (Dekretacja dokumentów), z poziomu którego dokonać można własnego opisu księgowego do wykorzystania w automatycznej dekretacji wg schematów.
• Znakowanie etapów pracy nad dekretowanym dokumentem – statusy księgowe: nowy, opisany, zaksięgowany. Monitowanie zmiany dokumentu księgowego po dokonanej dekretacji. Określanie blokady dokumentu źródłowego w zależności od wartości statusu księgowego.
• Przesyłanie obrazów księgowych dokumentów Subiekta nexo do modułu Dekretacji dokumentów różnorodnymi kanałami komunikacji: pracy lokalnej (na jednej bazie danych), online (praca zdalna wykorzystująca mechanizmy chmury w Internecie, a także dostarczanie dokumentów przy pomocy plików.
• Możliwość pobierania dokumentów z Gratyfikanta GT.

• Możliwość zdefiniowania dowolnej liczby schematów dla danego rodzaju dokumentu i jego atrybuty (np. Kategorii księgowej) przez określenie kolejności ich wykonania ręcznie (podobne warunkowanie zastosowano przy imporcie do ewidencji VAT).

• Ewidencja i rozliczanie podatku VAT: ewidencjonowanie dokumentów złożonych operacji gospodarczych (np.: zakupy zaopatrzeniowe i kosztowe, zróżnicowane warianty odliczenia), obsługa transakcji VAT krajowych, wewnątrzwspólnotowych i pozaunijnych.
• Rozliczanie VAT marża, korekt VAT, nieterminowych płatności (ulga za złe długi), VAT naliczanego po zapłacie (z użyciem rozliczeń rozrachunków).
• samoczynne wyliczanie deklaracji VAT-7/7K, VAT-8/9M i VAT-UE i ich korekt (miesięcznie lub kwartalnie).
• samoczynne generowanie plików JPK_VAT, ewidencji VAT w postaci elektronicznej i ich dostawa na bramkę Ministerstwa Finansów.
• Zapisy VAT można zróżnicować pod kątem zawartości dokumentu, czyli określić przeróżny skutek VAT dla pozycji (tzw. Zapis złożony).
• Obsługa preproporcji VAT, czyli zakupów na cele działalności gospodarczej, jak i na cele mieszane.
• Tworzenie zapisów na podstawie plików JPK_VAT dostarczonych z innych systemów księgowych lub handlowych.
• Wsparcie dla jednostek rozliczających VAT w sposób scentralizowany: scalanie plików JPK_VAT, deklaracje VAT bez zaokrągleń, oznaczone wydruki rejestrów VAT.
• Tworzenie wielu wzorców zapisów VAT, tzw. Szablonów VAT.
• Noty korygujące do zapisów VAT zakupu.
• Wsparcie podatników niekorzystających z rozliczenia VAT – komunikowanie momentu przekroczenia progu sprzedaży zwolnionej.

• Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, a także operacji związanych z nimi.
• Możliwość ewidencjonowania operacji wg amortyzacji podatkowej i bilansowej z uwzględnieniem wartości stanowiącej koszty uzyskania przychodu i wartości przypadającej na miejsca wykorzystywania środków trwałych

• Podstawowa obsługa kadr i płac – umowy o pracę i cywilnoprawne wraz z obsługą naliczeń ZUS.
• Eksport danych do programu Płatnik w wersji nie niższej niż 9.01.001.

• Ewidencje pomocnicze: przejazdów, remanentów dla wszystkich form księgowości.
• Ewidencja pojazdów używanych do działalności gospodarczej wraz z obsługą eksploatacji samochodów, motocykli oraz motorowerów należących do pracowników, wspólników, osób współpracujących bądź ewidencja pojazdów firmowych. Obsługa naliczeń kosztów związanych z pojazdami z odliczeniem VAT pełnym bądź częściowym.
• Obsługa dowodów wewnętrznych i faktur wewnętrznych – dokumentów własnych podmiotu dotyczących operacji zachodzących w środku marki bądź wystawianych zastępczo za dowody obce wraz z automatyczną dekretacją do ksiąg rachunkowych.
• Możliwość zewidencjonowania ryczałtu na stosowanie pojazdu pracownika do celów służbowych.
• zaawansowany system rozliczeń właścicielskich wspierających rozliczenie podatku od przychodów ewidencjonowanych: od składek ZUS wspólnika (także z innych źródeł, poprzez ewidencję przychodów z etatu lub innych form działalności gospodarczej oraz straty z lat ubiegłych, do odliczeń, doliczeń i obniżek związanych z ulgami na dzieci, a także innymi ulgami związanymi z podatkiem.
• Naliczanie zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych w ujęciu miesięcznym bądź kwartalnym. Uwzględnienie naliczeń rozliczeń właścicielskich w rozliczeniu zaliczek na podatek dochodowy wspólników.
• Możliwość ewidencjonowania osób współpracujących wraz z wyliczaniem składek i deklaracji ZUS oraz wspólnego rozliczania wspólnika ze współmałżonkiem.
• Generowanie na potrzeby kontroli skarbowej elektronicznej postaci ksiąg: KPiR, wyciągów bankowych, ewidencji VAT i EP.
• Tworzenie naklejek dla kartotek: instytucji, klientów, pracowników, środków trwałych, wyposażenia i wspólników.

• Operacje kasowe z odłożonym wynikiem (niewykonane).
• Kompleksowa obsługa kasy z rejestrowaniem operacji gotówkowych i bezgotówkowych (płatności kartą płatniczą, bony).
• Możliwość zdefiniowania wielu stanowisk kasowych w obrębie jednej kasy (przydatne m.in. Podczas korzystania z sesji kasowych, które są związane ze stanowiskiem oraz raportów kasowych, które dotyczą kasy).
• Możliwość przypisania form płatności do stanowiska kasowego.
• Raport kasowy to zbiorczy dokument, który może być przekazany bezpośrednio do księgowości (może być odzwierciedleniem jednej albo wielu sesji kasowych).
• Możliwość rejestrowania środków w drodze i kończenia rozpoczętego transferu.

• Spójna obsługa operacji na rachunku bankowym bez względu na sposób prowadzenia rachunku (ewidencjonowanie ręczne, bankowość elektroniczna).
• Bankowość elektroniczna offline i online.
• Polecenie przelewu/wpłaty gotówkowej charakterystyczne, podatkowe, ZUS-owe.
• Możliwość rejestrowania środków w drodze, kończenie rozpoczętego transferu.

• Rozliczenia waluta obca/PLN.
• Kompensaty rozrachunków.
• Różnice kursowe od rozliczeń rozrachunków i środków pieniężnych na rachunkach bankowych.

• Podział płatności na warianty – dla każdego z nich można określić, jaki typ rozrachunku będzie wytwarzany dla płatności (np. KP typu spłata wytwarza spłatę należności, a typu zaliczka generuje zobowiązanie).
• Udostępnienie finansów. Integracja z KPiR oraz VAT.
• Schematy nowoczesnań windykacyjnych.
• Wysyłanie indywidualnych lub masowych wiadomości SMS powiadamiających o nowoczesnaniu windykacyjnym.

• Możliwość wykorzystania predefiniowanych słowników użytkownika i zastosowanie ich komponentów do opisu księgowego pozycji dokumentów do dekretacji.
• dostosowywanie programu do własnych potrzeb księgowych przez wyłączenie obsługi pewnych funkcjonalności i dostępu do opcji. Predefiniowany szablon ustawień wyłączający m.in. Obsługę rozrachunków i finansów.
• Możliwość określenia, w jakiej bazie informacji ma być sprawdzany kontrahent: GUS, VIES, CEiDG, portalu Ministerstwa Finansów.
• przypasowanie wewnętrznego klienta poczty e-mali do korespondencji z klientami.

ukazujemy przykładowe ekrany ilustrujące funkcjonalność Rachmistrza nexo. Ekrany w skali 1:1 można obejrzeć wybierając zamieszczone poniżej miniatury.